Dare priorità alle cose che contano: focus su obiettivi e risultati chiave

Dare priorità alle cose che contano: focus su obiettivi e risultati chiave

Gestire le attività lavorative in modo sbagliato è deleterio per chi ha uno scopo da raggiungere: in preda a incombenze urgenti si perdono di vista le attività più importanti. Come orientarsi tra gli impegni quotidiani?

Sopraffatti da urgenze, scadenze e altre faccende da sbrigare ogni giorno, si rischia di perdere di vista le cose realmente importanti, quelle a cui dedicarsi per ottenere i risultati chiave che segnano le tappe verso il successo di un’attività.

Le cose più urgenti da fare non sempre sono le più importanti, eppure ci occupano tutto il tempo a disposizione e, alla fine, non otteniamo nulla che faccia la differenza.

Succede a tutti, in diversi contesti di vita, nel lavoro soprattutto: percepiamo l’urgenza come priorità. Il mero effetto urgenza (studio condotto dal Journal of Consumer Research) si ripercuote ogni giorno sulle nostre scelte: di fronte ai diversi impegni, siamo portati a privilegiare quelli più impellenti, immediati, a discapito di azioni a lungo termine che, in virtù della loro natura laboriosa, necessitano di più tempo ed energia prima di essere eseguiti. Come spiegano i ricercatori, preferiamo adempiere i compiti urgenti perché ci offrono gratificazioni immediate e certe e perché, una volta completati, crediamo di avere tutto il tempo da dedicare alle cose importanti, che ci faranno ottenere i grandi risultati sperati.

I dati dello studio presentato dimostrano che, nella vita di tutti i giorni, è più probabile che le persone preferiscano svolgere attività non rilevanti ma urgenti, piuttosto che attività rilevanti ma non urgenti. Questo succede anche quando sono consapevoli di quali siano le cose a cui dovrebbero dare la priorità, ma a causa dell’effetto psicologico dell’urgenza cadono su scelte meno profittevoli. 

Infatti, l’urgenza ha effetto anche quando non è reale; non a caso, è molto sfruttata per promuovere la vendita di prodotti e servizi di cui non abbiamo immediato bisogno, ma il fatto che ci vengano proposti in offerta per pochi giorni o in esaurimento scorte ci sprona a acquistarli per non perdere l’opportunità, anche se non ne avvertivamo l’esigenza.

In varie occasioni, succede, dunque, che le cose che riteniamo urgenti in realtà non meritano la premura che vi dedichiamo e, peggio, ci distraggono da attività più proficue e significative. Inoltre, una volta portate a termine, ci offrono anche la consolante sensazione di non avere più questioni impellenti in sospeso; una debole consolazione, se pensiamo che stiamo perdendo di vista i nostri meritevoli obiettivi.

Cosa conta davvero?

Cosa succede se trascuriamo un’urgenza per dedicare il nostro tempo ad attività più importanti? Questo non vuole essere un invito a tralasciare gli impegni indifferibili, piuttosto vuole far riflettere sul fatto che spesso diamo troppa importanza a cose che non ne hanno così tanta.

A causa dell’effetto urgenza percepiamo il nostro compito come prioritario rispetto ad altri, anche se le conseguenze del suo mancato adempimento non sono poi così rilevanti. A volte la scelta migliore è proprio accettare le trascurabili ripercussioni negative di un’attività non svolta e, di riflesso, guadagnare tempo da dedicare alle cose che contano. È imprescindibile riflettere su tale questione se non vogliamo uscire fuori dai binari che ci conducono ai nostri obiettivi.

Un punto di vista olistico è la migliore prospettiva da cui valutare l’importanza di quello che facciamo.

Il criterio più efficace per attribuire il giusto valore alle nostre azioni può apparire ovvio: fissare gli obiettivi da raggiungere è utile a guidarci lungo la gerarchia di importanza dei compiti da svolgere. Il problema è che tale metodo smette di essere scontato quando, distratti dall’urgenza delle faccende quotidiane, perdiamo di vista il focus che alimenta il nostro operato.

Avere ben chiaro cosa vogliamo ottenere ci lascia liberi di trascurare alcuni impegni, di correre il rischio che comporta non compierli, di avere fiducia in noi e non temere di fallire. Se il verso in cui corriamo è quello giusto, se gli obiettivi che abbiamo fissato sono allineati con le nostre motivazioni, allora è più facile segnare le tappe lungo il percorso su cui si gioca la nostra sfida.

Stabilire e valutare i risultati chiave

Scomporre obiettivi ambiziosi in traguardi raggiungibili e verificabili aiuta a circoscrivere l’ambito delle attività significative: una volta definiti tali step, che corrispondono ai nostri risultati chiave, e più facile valutare l’efficacia del nostro operato. Abbiamo raggiunto gli esiti prestabiliti? Se sì, stiamo spendendo il tempo e l’energia nel modo giusto, altrimenti ci stiamo dedicando alle cose sbagliate.

Ottenere i risultati chiave, oltre ad avvicinarci ai nostri obiettivi finali, ci offre un senso di soddisfazione ben maggiore di quello che ci procura depennare dalla nostra lista delle cose da fare le urgenze insignificanti. Inoltre, la valutazione dei risultati raggiunti ci restituisce un quadro molto più chiaro e utile circa la direzione che abbiamo intrapreso, il punto a cui siamo giunti e quanto lavoro c’è ancora da fare prima di arrivare a destinazione.

Si tratta di un metodo efficace perché orienta all’azione, motiva ad andare avanti e, soprattutto, aiuta non cadere in confusione quando si hanno varie cose da gestire. Non è un caso se molte grandi aziende lo applicano al proprio business: obiettivi ambiziosi come quello della Intel, per esempio, di portare l’informatica ovunque, o di Google che vuole organizzare l’informazione mondiale e renderla universalmente accessibile, non si raggiungono senza stabilire risultati chiave concreti e verificabili, che fanno compiere dei passi in avanti verso le ambizioni da realizzare. Ovviamente, tale metodo non è infallibile: per renderlo più efficace occorre una forte leadership e una cultura aziendale sviluppata sugli stessi ideali.

Ritagliarsi del tempo per capire quali valori ci identificano, quali sono gli obiettivi in linea con essi e con i nostri desideri e quali risultati dobbiamo ottenere per raggiungerli è un preliminare imprescindibile per agire con metodo ed efficacia, non solo nel lavoro. Solo se le fondamenta solo solide è possibile raggiungere la vetta del successo.

Punti di vista

E tu cosa ne pensi?